Fazendo etiquetas no Word

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Etiquetas: como montar no Word

Passo a passo de como criar etiquetas de Mala Direta

As etiquetas de mala direta são sempre motivos de dúvidas de clientes e amigos. Me ligam ou me mandam e-mails pedindo dicas de como monta-las. Um dos problemas encontrados é a migração do Word 2007 para o 2013 ou mais recentes.

Tentei montar um tutorial simples para ilustrar a montagem das etiquetas.

Então vamos lá.

Catálogo de Endereços

Se queremos montar etiquetas com endereços que já temos é preciso organizarmos nosso arquivos para poder depois transporta-lo para o Word. Por exemplo, selecionar os clientes que estão no estado de São Paulo. Essas informações poderão estar em formatos de Excel, Outlook, banco de dados ou mesmo em uma tabela em html.

Iniciado nossa etiqueta

Vamos abrir no Word e escolhermos a aba correspondência

barracorrespondencia

Em seguido escolhemos no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar Mala Direta.

iniciarmaladireta

Clique em Etiquetas.

Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, você tem diversas opções.

Em Informações da impressora, clique no tipo de impressora que você usará para imprimir as etiquetas.

Na lista Fornecedores de etiquetas, clique no nome da empresa que fez as folhas de etiqueta que você está usando.

Na lista Número do produto, clique no número do produto que está listado na caixa de folhas de etiqueta.

Após selecionar as opções de etiqueta que deseja, clique em OK.

O Word cria um documento que contém a folha de etiquetas. O Word usa uma tabela para organizar as etiquetas. Se você não vir linhas separando as etiquetas, clique na guia Layout em Ferramentas de Tabela e, em seguida, no grupo Tabela, clique em Exibir Linhas de Grade.

Agora vem a parte mais legal e que quebra um galhão na hora de colocar os endereços:

Inserindo os endreços

Escolha um arquivo de dados que falamos no inicio do post.

Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar Destinatários.

Faixa de Opções do Office 2010

Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, siga um destes procedimentos:

    • Selecione registros individuais     Esse método é mais útil se sua lista for pequena. Marque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja incluir e desmarque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja excluir.

      Se você tiver certeza de que incluirá apenas alguns registros na mala direta, desmarque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e selecione apenas os registros desejados. Da mesma forma, se quiser incluir a maior parte da lista, marque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de seleção para os registros que você não deseja incluir.
    • Classificar registros    Clique no título da coluna do item pelo qual deseja classificar. A lista é classificada em ordem alfabética crescente (de A a Z). Clique no título de coluna novamente para classificar a lista em ordem alfabética decrescente (de Z a A).

      Se desejar uma classificação mais complexa, clique em Classificar em Refinar lista de destinatários e escolha as preferências de classificação na guia Classificar registros da caixa de diálogo Filtrar e Classificar. Por exemplo, é possível usar esse tipo de classificação se quiser que os endereços dos destinatários sejam organizados em ordem alfabética com base no sobrenome dentro de cada código postal e que os códigos postais sejam listados em ordem numérica.
    • Filtrar os registros    Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja ver ou incluir na mala direta. Após filtrar a lista, poderá marcar ou desmarcar as caixas de seleção para incluir ou excluir registros.

Para filtrar os registros, faça o seguinte:

  1. Em Refinar lista de destinatários, clique em Filtrar.
  2. Na guia Filtrar Registrosna caixa de diálogo Filtrar e Classificar, escolha o critério que deseja usar para o filtro.

Por exemplo, para gerar etiquetas somente para os endereços que listam Austrália como o país/região, clique emPaís ou Região na lista Campo, clique em Igual a na lista Comparação e digite ou selecione Austrália na listaComparar a.

  1. Para refinar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e escolha mais critérios.

Por exemplo, para gerar etiquetas somente para negócios em Munique, filtre os registros dos quais o campoCidade contém Munique e dos quais o campo Nome da Empresa não esteja em branco. Se você usar Ou em vez de E nesse filtro, sua mala direta incluirá todos os endereços de Munique, assim como todos os endereços que incluem um nome de empresa, independentemente da cidade.

  • Adicionar destinatários    Para adicionar destinatários à lista, faça o seguinte:
    1. Em Fonte de dados, clique no nome do arquivo de dados.
    2. Clique em Editar.
    3. Na caixa de diálogo Editar Fonte de Dados, clique em Nova Entrada e digite as informações desse destinatário.

 DICA   Dependendo do tipo de fonte de dados que você usa, alguns processos podem não estar disponíveis. Se possível, verifique se o arquivo de dados está completo antes de conectá-lo ao documento principal de etiquetas.

Agora é só salvar e imprimir.

Para maiores esclarecimentos acesse:

Microsoft Office

Grande abraço e até a próxima.

fonte: Microsoft

 

Arthur Camargo

Tecnólogo e cientista social engajado na causa de inclusão social através da tecnologia e da cidadania.

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